エレガントなタスク分け

こんにちは、とくです^^

 

いきなりですが、

朝、デスクにある書類の山を見て

いきなりブルーになったことありませんか?

ボクも昔は毎日ブルーでした笑

小さいものから大きなもの

ゆるいものから厳格なものまで

タスクは次々に降りかかりますよね。

 

そんなときは、こんな風にタスクを4つに分けるのが

オススメです。

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①すぐやるタスク

②スケジュールしておくタスク

③人に任せるタスク

④やらなくていいタスク

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もう少し具体的に解説しますと、

①~④は

タスクを「緊急/緊急でない」「重要/重要でない」

この4つ(2×2)に分けたものになります。

 

①すぐやるタスク

これは、「緊急」かつ「重要」なタスクになります。

すぐやりましょう。

 

②スケジュールしておくタスク

これは、「緊急でない」けど「重要」なタスク。

やるのはまだ先ですが、スケジューリングはしっかりと。

 

③人に任せるタスク

これは、「重要でない」けど「緊急」なタスクです。

メール返信だったり、アポ取り、印刷など比較的単純な作業、

人に任せられる場合はこれになります。

 

④やらなくていいタスク

これは「重要でない」かつ「緊急でない」タスクです。

例えば、仕事と無関係なチャットやネット検索、ショートカット

できるようなものですね。

このやらなくていいタスクを大量に抱えてしまうことで

生産性が下がり、ストレスになってしまいます。

 

以上4つに分類されるわけですが、

このタスク管理法

元アメリカ大統領のアイゼンハワー氏が考案したものです。

実にエレガント笑

とても簡単でシンプルですよね。

だからこそ強力で使い勝手がいいんです。

 

実際にあなたがやるべきものは①②だけ。

③④のタスク、やっちゃっていませんか?

まずはやらなくていいタスクに焦点を当てて

それを削ることから始めてみましょう。

 

そんなこと分かってるわ、と思うかもしれませんが

実践してみるとなかなか難しかったりします。

人に任せたり、タスクをばっさり切り捨てることは

勇気がいりますし、

とりあえず抱え込んでいた方が安心ですから。

 

特に難しいのが、「重要/重要でない」の判断ですよね。

何が重要なのか分からない、全部重要に思える。といったものです。

 

そんなときは、

・自分の考えを関係者に話す

・他のタスクにまとめられないか考える

・やらなかったあとの状況をイメージする

 

この3つが有効です。

 

関係者と認識を共通させて

重要なこと、インパクトの大きなことさえしっかり

やれていれば良いという

全体的な視点を持つことが大切ですね。

 

試しに③④を豪快に放棄してみましょう笑

ここは思い切ることです。

すると、特に影響なかったじゃん

なーんだ、と思うはず。

 

仕事のできる人はある程度大胆さがあります。

でも重要なことはきっちりやる。

1人の人間が細かいことまで全部完璧にやるのはほぼ

不可能ですし、これからはロボットが助けてくれる

でしょう。

 

またこんな研究データもあります。

「マルチタスク(複数の仕事をまとめてやること)をすると

バカになる(思考力が低下する)」

人間の脳は、マルチタスクをこなすことが不得意で

1つのことに集中することに適しています。

 

素晴らしい結果はそれだけに集中するからこそ生まれる。

考えてみたら当たり前のような気もします。

 

重要なことは意外に少ない。

意外に物事はシンプルです。

 

ということで、

今日から

デスクの上に4色の箱を用意して、

タスクの分類をはじめてみてはいかがでしょうか?

 

良い変化が起きてくると思いますよ♪

 

ここまで読んでいただきありがとうございました。

 

それではまた!

 

 

P.S.

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